Платник податків попросив надати індивідуальну податкову консультацію з питань:
1. Чи достатнім доказом для виплати добових та віднесення їх на витрати підприємств, і не обкладання додатково податком на доходи фізичних осіб та військовим збором у зв’язку з визнанням таких сум як надміру витрачених коштів/електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутих у встановлений строк, є наявність одного чи декількох таких документів:
- наказу про відрядження, в якому зазначено відомості щодо кількості днів перебування у відрядженні та місце куди направляється особа;
- фіскального або товарного чеку, в якому зазначені дата, час та область (місто), які збігаються з даними, зазначеним в наказі про відрядження;
- фото/відео з місця подій тощо;
- як будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні, передбачених п.п. 170.9.1 ПКУ?
2. Чи можуть електронні докази, такі як фото/відео з місця подій тощо, вважатися належними для підтвердження фактичного перебування особи у відрядженні?
3. Які документи, на думку контролюючого органу, відносяться до будь-яких інших документів, передбачених п.п. 170.9.1 ПКУ, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні?
4. Які додаткові варіанти документальних доказів, на думку контролюючого органу, є належними для підтвердження фактичного перебування особи у відрядженні?
Щодо першого – четвертого питань
Відповідно до п.п. «а» п. 170.9.1 ПКУ не є доходом платника податку – фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме:
- на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті),
- оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень,
- оплату телефонних розмов,
- оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування,
- інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.
Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно
з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Зазначені в абзаці другому п.п. «а» п. 170.9.1 ПКУ витрати не є об’єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.
До підтвердних документів належать:
- транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
- документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
- документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
- документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
- інші документи, що засвідчують вартість витрат.
Суми та склад витрат на відрядження, порядок звітування про використання коштів, виданих на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, визначаються КМУ. Сума добових для таких категорій фізичних осіб не може перевищувати суму, встановлену п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ.
Сума добових визначається в разі відрядження:
- у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), – згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
- до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), – згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку.
Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких:
- запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає;
- укладеного договору чи контракту;
- інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
- документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.
Фізична особа – відряджений працівник повинен підтвердити фактичну кількість днів перебування ним у відрядженні (незалежно від кількості днів перебування у відрядженні) шляхом надання документальних доказів, які перелічені у п.п. 170.9.1 ПКУ та засвідчують вартість витрат.
Оскільки фото/відео з місця подій не засвідчують вартість витрат, понесених працівником під час відрядження, то такі докази не можуть бути враховані при визначені фактичної кількості днів перебування таким працівником у відрядженні.
У розумінні Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 № 265/95-ВР відповідними розрахунковими документами, які підтверджують справжність здійснення розрахункових операцій можуть слугувати лише:
- фіскальні чеки РРО та/або ПРРО;
- розрахункові квитанції у випадку використання книг обліку розрахункових операцій;
- квитанції установ банків про здійснення оплати.
Відповідно до абз. 3 ч. 5 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV підприємство самостійно розробляє систему і форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, звітності і контролю господарських операцій, визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів.
Одночасно повідомляємо, що регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку та аудиту, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в державному секторі, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності (ч. 2 ст. 6 Закону № 996).
Водночас з питання визначення документів, які можуть бути підтвердженням фактичного перебування працівника у відрядженні, доцільно звернутися до Міністерства фінансів України як центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку.
Джерело: ІПК № 4318/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК від 03.09.2024 р.
